Las plataformas de aseguradoras y flotas son la entrada de trabajo más exigente de un taller: publican peticiones con plazo, piden fotos y documentación, y penalizan al taller que no responde a tiempo. El problema no es el volumen, sino que hay que entrar a mirar, y quien tendría que hacerlo está debajo de un coche. Esta guía explica qué piden, dónde se pierden los plazos y cómo organizar la revisión.
¿Qué piden las plataformas de aseguradoras a un taller?
Aceptar la petición en plazo, valorar el daño con fotos y presupuesto, y aportar la documentación antes y después de la reparación. Cada compañía tiene su plataforma y sus tiempos, pero el patrón es el mismo.
La petición entra, hay unas horas para aceptarla, unos días para valorar y una lista de documentos: fotos del daño, presupuesto desglosado, fotos de la reparación terminada, factura. Si algo falta, el expediente se para y el pago con él. Si se pasa el plazo, la petición puede reasignarse a otro taller o penalizarse en el baremo de la compañía.
¿Dónde se pierden los plazos en un taller pequeño?
En el hueco entre que la petición entra en la plataforma y alguien la ve. No es un problema de conocimiento; es de atención.
Un taller con dos o tres compañías tiene dos o tres plataformas que mirar varias veces al día. En la práctica se miran cuando se puede: a primera hora, a la hora de comer y al cerrar. Una petición que entra a las 10 con plazo de 4 horas está perdida antes de la comida. Y la documentación que falta se descubre cuando la compañía reclama, no antes.
¿Cómo organizar la revisión para no perder ninguna petición?
Con tres reglas: revisión programada varias veces al día, registro de cada petición con su plazo en el programa del taller y avisos de lo que falta antes de que venza.
- Revisión programada. Alguien entra en cada plataforma a horas fijas y en cuanto salta un aviso. Si no puede ser alguien del taller, que sea alguien externo.
- Registro con plazo. Cada petición se anota en el programa con compañía, referencia, plazo y estado. En Programa Taller, con su cliente y su vehículo.
- Aviso de pendientes. Fotos que faltan, presupuesto por subir, aceptación sin hacer: se avisa antes del vencimiento, no después.
Así lo hacemos en Recepciona con las plataformas de aseguradoras y flotas: revisión, registro y aviso, con la petición ya dentro de Programa Taller cuando el taller abre.
¿Compensa delegar las plataformas de aseguradoras?
Si trabajas con dos o más compañías, sí: una sola petición reasignada por plazo vale más que un mes de servicio.
Un siniestro medio de chapa supera con facilidad los 1.000 €. Perder uno al mes por no haber entrado a tiempo en la plataforma cuesta más que el plan Completa de Recepciona (799 € + IVA), que incluye la revisión de plataformas, la postventa y el WhatsApp 24 horas. Y el tiempo que el jefe de taller deja de pasar delante del portátil vuelve al taller, que es donde factura.