Cómo funciona
Cómo funciona Recepciona, paso a paso
Cuatro pasos entre el primer contacto y el primer día con el teléfono atendido. Sin aparatos, sin centralita y sin que tus clientes noten el cambio de número.
El proceso
¿Cómo se pone en marcha Recepciona?
Lo que hacemos nosotros y lo que necesitamos de ti en cada paso.
01
Nos cuentas tu caso
Qué haces, cómo te entran los clientes y qué se te escapa. Con eso preparamos una propuesta por escrito con canales, cobertura y precio.
02
Preparamos tu ficha de negocio
Servicios, precios orientativos, horarios, huecos de agenda, tono y preguntas frecuentes. También qué se decide sin ti y qué se te consulta.
03
Conectamos los canales
Desvías tu número desde tu operador y damos de alta WhatsApp, correo y, si eres taller, las plataformas de aseguradoras y Programa Taller.
04
Empezamos a atender
Desde el primer día cada gestión queda registrada. Revisamos contigo la primera semana y ajustamos la ficha con lo que haya aparecido.
¿Qué es la ficha de negocio y por qué importa tanto?
La ficha de negocio es el documento con el que Recepciona atiende en tu nombre: servicios, precios orientativos, horarios, huecos de agenda, tono y reglas de decisión. Es lo que permite responder como lo harías tú en lugar de tomar un recado.
La mayoría de las llamadas que recibe un negocio pequeño se parecen entre sí: cuánto cuesta, cuándo podéis, dónde estáis, cuánto tarda. La ficha recoge esas respuestas tal y como las das tú. Anotamos también lo que no haces, para que nadie te apunte un trabajo que no quieres, y las señales de urgencia que quieres que se te trasladen al momento.
Cuando algo cambia, la ficha cambia. Subes la tarifa de mano de obra, cierras dos semanas en agosto, dejas de hacer un servicio: nos lo dices por el canal que acordemos y desde ese momento se atiende con la información nueva.
¿Cómo se desvía el teléfono a Recepciona?
El desvío se activa desde tu operador de telefonía, en minutos y sin instalar nada. Puedes desviar siempre, solo fuera de horario o solo cuando no contestas tras unos tonos.
Tus clientes siguen llamando al número de siempre. Lo único que cambia es quién lo coge cuando tú no puedes. El desvío condicional es el más habitual entre autónomos: si coges, atiendes tú; si no, atiende Recepciona. Los talleres suelen preferir el desvío total en horario de trabajo para no interrumpir el taller, y el WhatsApp atendido también de noche.
Si un cliente pide hablar contigo directamente, se anota, se te traslada y se le devuelve la llamada cuando tú puedas. Nadie se queda sin respuesta.
¿Qué ocurre el primer día y la primera semana?
El primer día se atiende ya con tu ficha, y la primera semana se revisa contigo todo lo que se ha atendido para ajustar precios, respuestas y reglas.
Ninguna ficha nace completa. En la primera semana aparecen las preguntas que no habíamos anotado y las situaciones que no habíamos previsto. Por eso la revisamos juntos: qué se preguntó, qué se respondió, qué se te consultó y qué podríamos haber resuelto sin molestarte. Con eso la ficha crece, y las semanas siguientes se te consulta cada vez menos.
A partir de ahí el ritmo lo marcas tú. Cada gestión queda registrada en tu programa o en el resumen acordado, y puedes ver cómo entra todo en Programa Taller si eres taller.
Dudas sobre el proceso
Preguntas sobre la puesta en marcha
¿Cuánto se tarda en empezar con Recepciona?
Lo que tardemos en preparar la ficha de negocio y en activar el desvío, normalmente cuestión de días desde que aceptas la propuesta. No hay instalación ni equipos.
¿Tengo que cambiar de número de teléfono?
No. Desvías tu número actual desde tu operador. Tus clientes siguen llamando al mismo número y tú puedes quitar el desvío cuando quieras.
¿Puedo empezar solo con las llamadas y añadir WhatsApp después?
Sí. Los canales se activan por separado. Muchos negocios empiezan por las llamadas perdidas y añaden WhatsApp o email cuando ven cómo funciona.
¿Quién mantiene la ficha de negocio al día?
Tú nos dices qué cambia y nosotros la actualizamos ese mismo día. También la revisamos contigo la primera semana y cada vez que aparezca algo nuevo.
¿Empezamos por tu ficha de negocio?
Cuéntanos cómo te entran los clientes y te devolvemos una propuesta por escrito.
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Última actualización: · Contenido revisado por el equipo de Recepciona