Un recepcionista en plantilla cuesta al negocio unos 31.200 € al año entre salario bruto y cotizaciones; un servicio de recepción externalizada, entre 6.000 y 9.600 € al año, y además es gasto deducible. La diferencia son más de 20.000 € anuales antes de contar vacaciones, bajas y la productividad que se pierde con cada interrupción. Aquí está el cálculo completo.
¿Cuánto cuesta de verdad un recepcionista en plantilla?
Unos 31.200 € al año para un salario de 2.000 € brutos mensuales, una vez sumadas las cotizaciones a cargo de la empresa. Y es la parte visible del coste.
El salario bruto es lo que aparece en la nómina. Encima van las cotizaciones a la Seguridad Social que paga la empresa, alrededor de un 30 % del bruto. Con eso, el puesto ya supera los 2.600 € al mes. A partir de ahí vienen los costes que no aparecen en ninguna nómina: el mes de vacaciones que hay que cubrir o dejar el teléfono sin atender, las bajas médicas imprevistas, el tiempo de selección y formación cada vez que la persona cambia, y la productividad que se pierde cuando el recepcionista interrumpe al mecánico o al técnico para consultar lo que no sabe.
¿Cuánto cuesta la recepción externalizada?
Entre 499 y 799 € al mes + IVA en un servicio como Recepciona: 5.988 o 9.588 € al año, según el plan. Sin cotizaciones, sin vacaciones que cubrir y sin bajas.
El plan Esencial (499 €) cubre llamadas, WhatsApp y correo de lunes a viernes de 9:00 a 17:00, con hasta 150 gestiones al mes. El plan Completa (799 €) no tiene límite de gestiones, amplía a tardes y sábados con WhatsApp 24 horas, e incluye aseguradoras, postventa, atención en más de 300 idiomas con IA y voz clonada. Tienes el detalle en los precios de Recepciona.
El coste es fijo y previsible. Cuando el negocio crece, se cambia de plan; no se contrata a nadie más.
¿Qué pasa con la deducción fiscal?
El servicio externalizado es un gasto de la actividad: deducible en el IRPF si eres autónomo o en el Impuesto de Sociedades si eres empresa, y con el IVA soportado recuperable.
Un salario también es deducible, pero el ahorro real está en la base: pagas menos y deduces lo que pagas. Con Recepciona, los 499 o 799 € mensuales reducen tu base imponible y el IVA (21 %) lo recuperas en la liquidación trimestral. Consulta con tu asesoría el detalle de tu caso; lo que te decimos aquí es la norma general.
¿Cuándo sigue compensando tener a alguien en plantilla?
Cuando el mostrador necesita presencia física: recibir vehículos, cobrar, entregar llaves. Entonces la pregunta no es «plantilla o externalizado», sino «qué se le escapa a la persona del mostrador».
En un taller con recepcionista, lo que se escapa son las llamadas mientras atiende a un cliente presencial, las tardes, los sábados y el WhatsApp nocturno. Ahí la recepción externalizada complementa, no sustituye. Y si no hay nadie en el mostrador, la cuenta de arriba lo dice todo. Comparamos las tres opciones en la comparativa de la página principal.