Tu, amb la teva feina.Nosaltres, amb el telèfon.Recepcionista virtual: trucades, WhatsApp i correu atesos amb els teus preus i la teva agenda, i cada gestió registrada al teu programa.

Què és un servei de recepció externalitzada per a autònoms?

Un servei de recepció externalitzada atén les trucades, missatges i correus d'un negoci en nom del seu titular, amb les seves condicions i la seva agenda, perquè la feina no s'interrompi cada vegada que sona el telèfon. Recepciona ho fa per a autònoms i petites empreses de tota Espanya i deixa cada gestió registrada al programa del negoci.

Se'n diu de moltes maneres: recepcionista virtual, secretària virtual, atenció telefònica externalitzada o servei de recepció de trucades. Totes apunten al mateix, encara que no totes fan el mateix. Hi ha serveis que es limiten a prendre nota i passar-te l'encàrrec. Recepciona va un pas més enllà: resol el que es pot resoldre amb la teva fitxa de negoci al davant, i només et trasllada el que necessita el teu criteri.

La diferència es nota en el resultat. Un encàrrec és una tasca pendent per a tu. Una cita tancada, amb el client informat del preu orientatiu i el motiu anotat, és feina feta. Per experiència, aquesta és la línia que separa una recepció útil d'un contestador amb veu humana.

Què passa amb les trucades que no pots agafar?

Una trucada sense resposta rarament espera: qui necessita un servei i no el troba al primer intent sol trucar al següent de la llista. Recepciona agafa aquesta trucada, informa amb les teves condicions i la converteix en cita o en una gestió registrada.

El que més ens expliquen els negocis que arriben a Recepciona no és que perdin moltes trucades. És que no saben quantes en perden. El telèfon sona, no es pot agafar, i el número no torna a aparèixer. Quan per fi retornes la trucada, el client ja ha tancat amb un altre.

Les tres trucades que més es perden

La primera és la consulta de preu en ple horari de feina: «quant em costaria…?». És curta, es respon amb una tarifa orientativa i, ben atesa, acaba en cita. La segona és la petició fora d'horari, gairebé sempre per WhatsApp, a les deu o les onze de la nit, quan el client per fi té una estona. Si la resposta arriba l'endemà al matí, sovint arriba tard. La tercera és el seguiment: el client que ja té el pressupost i no s'ha decidit. Ningú li truca perquè no hi ha temps, i el pressupost es refreda.

Recepciona està pensat per a aquestes tres. La consulta de preu es respon amb la teva fitxa. El WhatsApp nocturn rep una resposta amb forats reals de la teva agenda. I el seguiment es fa quan toca, amb el que tu hagis decidit dir. Pots veure el detall de cada canal a els canals que atén Recepciona.

Com atén Recepciona amb els teus preus i la teva disponibilitat?

Abans d'atendre la primera trucada, Recepciona recull la teva fitxa de negoci: serveis, tarifes orientatives, horaris, forats d'agenda i les preguntes que més et fan. Cada resposta surt d'aquesta fitxa, i el que no hi és se't consulta.

La fitxa de negoci

No és un formulari llarg. És una conversa en què anotem com treballes: els serveis que ofereixes i els que no, els preus orientatius que vols que es donin per telèfon, quant tardes en cada tipus de feina, el teu horari, i com vols que parlem amb els teus clients. També anotem les preguntes que et fan sempre i què respons tu. Amb això, la persona que atén sap el que sabria algú que portés mesos al teu taulell.

Què es decideix sense tu i què no

Tu marques el límit. L'habitual és que les consultes de preu orientatiu, la disponibilitat i les cites dins de la teva agenda es resolguin sense molestar-te. Un pressupost tancat, una urgència que no encaixa en el teu horari o una petició estranya s'anoten i se't consulten abans de donar una resposta. Si canvies una tarifa o tanques una setmana per vacances, ens ho dius i la fitxa s'actualitza el mateix dia. Tens el procés complet a com funciona Recepciona pas a pas.

On queda registrat el que atenem?

Cada trucada, missatge o correu atès queda registrat amb el client, el motiu i, si n'hi ha, la cita. En tallers que fan servir Programa Taller, la sol·licitud entra directament amb el seu client, el seu vehicle i la seva cita.

Atendre bé i no deixar rastre serveix de poc. Per això el registre forma part del servei i no és un extra. Quan la conversa acaba, la informació ja és allà on la buscaràs: a la fitxa del client, amb el motiu de la trucada, el que s'ha informat i la cita si s'ha tancat.

Un exemple d'un dia de taller

Imagina un dilluns qualsevol. A les 8:05 entra una trucada preguntant per un canvi de pastilles; s'informa del preu orientatiu i es tanca cita per dimecres. A les 11:30 una asseguradora deixa una petició a la seva plataforma; es registra amb el termini de resposta. A les 22:40 arriba un àudio per WhatsApp: soroll en frenar; s'ofereix forat per dijous a primera hora. L'endemà al matí, en obrir Programa Taller, les tres gestions hi són amb el seu client, el seu vehicle i la seva cita. Ningú ha hagut de transcriure res.

Per a quins negocis està pensat Recepciona?

Recepciona està pensat per a autònoms i petites empreses que treballen amb les mans o amb el client al davant: tallers mecànics, oficis, consultes, assessories i petits comerços de serveis.

En un taller, el telèfon competeix amb el motor i amb les peticions de les asseguradores. Aquí Recepciona atén trucades, WhatsApp, correu i plataformes, i ho registra tot a Programa Taller. En els oficis el problema és la urgència: el client amb la caldera parada no espera que acabis la instal·lació en què ets. En consultes i assessories, el que es perd són cites i confirmacions que ningú té temps de fer a mitja tarda.

El que tenen en comú tots aquests negocis és que la persona que sap respondre és la mateixa que està treballant. Recepciona no substitueix aquest coneixement: el recull a la fitxa de negoci i el posa al telèfon. Si el teu cas no encaixa en aquesta llista, explica'ns com t'entren els clients i et direm amb franquesa si podem atendre'l.

És legal que s'enregistrin les trucades i què passa amb les dades dels teus clients?

Sí, sempre que s'informi qui truca abans de continuar i les dades es facin servir només per atendre la seva sol·licitud, com exigeix el Reglament General de Protecció de Dades. A Recepciona, si una trucada s'enregistra, s'avisa a l'inici, i les dades dels teus clients continuen sent teves.

L'enregistrament de trucades és legal a Espanya si qui truca n'està informat, i és útil per revisar què s'ha dit quan hi ha un dubte. A Recepciona l'avís es dona al principi de la trucada, no al final. I no es recull més informació de la necessària per atendre el que demana el client: nom, telèfon, motiu i, si escau, les dades del vehicle o de l'encàrrec.

A la pràctica, el teu negoci continua sent el responsable del tractament de les dades dels teus clients i Recepciona actua per compte teu, amb les obligacions que això comporta i que es recullen per escrit. Pots consultar els criteris oficials a l'Agència Espanyola de Protecció de Dades i el text del Reglament (UE) 2016/679. La nostra política de privacitat detalla com tractem les dades d'aquest web.

Quant costa un servei de recepció per a autònoms?

Recepciona costa 499 € al mes + IVA en el pla Essencial i 799 € al mes + IVA en el pla Completa. Tots dos inclouen la formació de l'equip en el teu negoci i el registre de cada gestió; la diferència és l'horari, el volum i els canals coberts.

Per posar-ho en context: un recepcionista en plantilla supera els 2.000 € bruts al mes abans de cotitzacions, se'n va un mes de vacances i no atén ni de nit ni el dissabte. El pla Essencial cobreix per 499 € + IVA les trucades, WhatsApp i correus que avui perds en horari de feina. El pla Completa, per 799 € + IVA, és el que trien els tallers: assegurances, postvenda, qualsevol idioma i qualsevol hora.

Tens el detall de cada pla a els preus de Recepciona, i si tens diverses seus o un volum fora de l'habitual, explica'ns el teu cas i ho ajustem.